يجري التقدم للدراسة على مرحلتين. في المرحلة الأولى، تقوم الشركة الراعية للدراسة أو الشركة المشرفة على الدراسة بالاستفسار عن إمكانية إجراء الدراسة في المستشفى. يقوم عندها المكتب بإرسال المعلومات للأقسام المعنية أو للباحثين المهتمين بالدراسة وتعلم الشركة بذلك. عند موافقة السركة على الباحثين، يتم تسليم مكتب البحث العلمي ملف الدراسة عن طريق إدارة المستشفى. يشمل ملف الدراسة الوثائق التالية:
·بروتوكول الدراسة
·وثيقة بالمعلومات الخاصة بالمريض وموافقته الخطية على المشاركة في الدراسة باللغتين العربية والانجليزية
·وثيقة سلامة الدواء من الشركة المصنعة (للدراسات المتعلقة بالأدوية الجديدة أو تلك التي تحت الدراسة).
·رخصة عمل الممول.
·ايصال دفع رسوم اللجنة المؤسسية لمراجعة البحوث والدراسات الدوائية ومكتب البحث العلمي.
·شهادة التأمين الصحي للمشاركين
·الإتفاقية.
· كتيب التحقق الخاص بالدواء ويشمل الإسم العلمي و الخصائص الكيميائية والفيزيائية للدواء و الدراسات السابقة الخاصة بالدواء سواءا أجريت على الإنسان أو الحيوان.
· التعديلات اللاحقة على البروتوكول إن وجدت.
·تقارير الدراسة السريرية وتشمل (التبليغ عن الحوادث العرضية,تقارير حالة الدراسة).
يرسل المكتب المرفقات إلى اللجنة المؤسسية للدراسات لدراستها من الناحية العلمية والأخلاقية وسلامة المشاركين في الدراسة وحمايةحقوقهم.
عند موافقة اللجنة المؤسسية على الدراسة والانتهاء من الاتفاقية،يتم التفاوض بين مكتب البحث العلمي والباحث الرئيسي والشركة الراعية للدراسة للوصول لاتفاق على الجانب المالي للدراسة.
تعرض الدراسة على اللجنة التنفيذية للموافقة على الدراسة. في حال أن الدراسة تداخلية، يتم توقيع الإتفاقية بعد موافقة المؤسسة العامة للغذاء والدواء والتي تبلغ بإمكانية إجراء الدراسة في المستشفى.
يوضح المخطط التالي عملية حصول الجهات التجارية الممولة على موافقة على إجراء دراسة سريرية في مستشفى الجامعة الأردنية: